Newman Technology

Newman Technology reduce costos de inventario en un 25%; logra precisión de inventarios del 98%

Panorama general

Newman Technology elimina el papel en el seguimiento de piezas y mejora la gestión de inventarios, órdenes de compra y cuentas por cobrar.

Las funciones de gestión de la cadena de suministro de Plex Cloud ERP permiten contar con procesos rápidos y precisos en toda la cadena de suministro.

Plex agiliza la previsión, reduce el tiempo de gestión de órdenes de compra y aumenta la responsabilidad del proveedor.

Acerca de Newman Technology

Newman Technology, Inc., con sede en Mansfield, Ohio, fabrica piezas para automóviles, motocicletas y vehículos todo terreno (ATV). Los principales productos de la empresa incluyen piezas de escape, molduras de puertas y componentes de bastidores de puertas. Los clientes de Newman Technology son internacionales y exigen precisión en todas las etapas de la producción y la distribución.

“Nuestra cadena de suministro reacciona más rápidamente y con mayor agilidad a los cambios en la demanda del cliente.”

Los más de 700 empleados de la empresa fabrican y gestionan cientos de miles de componentes cada día en cuatro instalaciones. La empresa recibe 1500 contenedores de piezas por día provenientes de un gran número de proveedores. Luego de la producción y ensamblaje, Newman Technology envía 5000 contenedores de componentes a 15 destinos de clientes ubicados en todo el mundo.

Métodos manuales

"Teníamos que administrar mucho tráfico, especialmente cuando usábamos un sistema de registros escritos en papel", dice Mark Williams, ingeniero senior de Newman Technology. "Necesitábamos una herramienta robusta y un proceso disciplinado para gestionar el inventario, las órdenes de compra y las cuentas por cobrar."

La empresa también necesitaba mejorar la comunicación con los proveedores y mejorar la precisión y la rendición de cuentas dentro de la cadena de suministro.

Durante años, los empleados habían dependido de hojas de cálculo y órdenes de compra documentadas en papel para mover materiales durante la operación, lo cual era engorroso y consumía mucho tiempo. El proceso no tenía flexibilidad suficiente para acomodar cambios en los pedidos de los clientes y a Newman se le hacía difícil prever la demanda. Lo que es aun peor, cuando se modificaba un procedimiento, era necesario actualizar los manuales de todos los departamentos, y esas actualizaciones significaban crear y eemplazar formularios manualmente en hasta 25 carpetas diseminadas en cuatro instalaciones.

Además, la incosistencia en los formatos de las etiquetas de los contenedores y la calidad hacía cada vez más difícil gestionar el proceso de un comprador a otro.

En busca de una manera mejor

Newman Technology comprendió que necesitaba una solución moderna para lograr precisión y rendición de cuentas en la producción. La empresa ya no podía aceptar cantidades imprecisas de inventarios, información incoherente en las listas de empaque o listas de materiales incorrectas. Los empleados necesitaban una solución rápida y simple con la cual reemplazar los engorrosos métodos de verificación de envíos y validación de facturas.

Los procesos viejos también generaban problemas con los pagos a los proveedores. Con información incongruente, Newman Technology estaba en realidad retardando su propio proceso de pagos. Si la información en la cadena de suministro era inexacta, el pago no se efectuaba o se demoraba mucho.

Automatizar, acelerar la cadena de suministro

Para hacer frente a estos obstáculos, Newman contactó a Revolution Group, una empresa de consultoría manufacturera con sede en Columbus, Ohio. Revolution Group recomendó la solución ERP de Plex Manufacturing Cloud. Plex Cloud ERP es una solución de ERP completamente integrada que conecta y gestiona el proceso completo de fabricación, desde el pedido de materiales hasta la distribución del producto final.

Newman Technology ya conocía la eficiencia de Plex porque forma parte de un grupo elite de proveedores de nivel uno y dos de un importante OEM internacional que utiliza Plex Cloud ERP. Este grupo de proveedores había formado la primera comunidad Plex de cadenas de suministro para compartir conocimientos sobre la agilización de la cadena y colaborar en los sistemas de software ERP de manufactura en la nube.

Comunicaciones más ágiles

Con la ayuda de Revolution Group, Newman Technology implementó Plex Cloud ERP para 4 plantas que se llevo a cabo en varias fases a lo largo de 18 meses. Plex ayudó a facilitar las comunicaciones entre Newman Technology y sus proveedores y redujo el papeleo excesivo que existía en las operaciones de Newman.

Plex automatizó y aceleró los procesos de Newman Technology y le permitió lograr la alineación de tanto las funciones internas como las funciones que se realizan con los proveedores y clientes fuera de los ámbitos de la empresa. En un ambiente manufacturero de movimiento rápido y dinámico, con más de 700 empleados, cuatro instalaciones, 220 centros de trabajo, 330 000 componentes recibidos cada día y 100 000 piezas enviadas a diario a 15 clientes en distintos destinos, eso no es insignificante.

Newman Technology confió en Plex para agilizar los procesos de pedidos de clientes y liberó el tiempo de sus compradores para que pudieran dedicarlo a la relación con los proveedores. Con mayor precisión y mejor rendición de cuentas, la empresa puede ahora disponer de cantidades precisas de inventario en tiempo real y eliminar la improductividad contable. Toda la cadena de suministro puede también reaccionar más rápidamente y con mayor agilidad a los cambios en la demanda del cliente.

“El sistema automatizado y sin papeles ahorra tiempo y esfuerzo y facilita la conformidad con las normas ISO.”

Mejoras en los pedidos

Por ejemplo, cuando un cliente modifica un pedido, la información sobre ese cambio se transmite a la lista de materiales, de manera que los proveedores en las etapas iniciales de la cadena se enteran inmediatamente y pueden responder con rapidez adaptando sus pedidos y sus procesos. Los empleados de la planta de producción pueden recibir notificación inmediata de cambios en la producción planificada y pueden responder rápidamente, en vez de tener que esperar a que se actualicen documentos impresos y las páginas se agreguen manualmente a las carpetas.

Las funciones de gestión de la cadena de suministro de Plex Manufacturing Cloud incluyen kanban electrónico, liberaciones en línea, EDI, notificaciones de envío y facturas electrónicas, gestión de calidad del proveedor en línea, seguimiento de inventarios entre varias empresas, datos de producción y de calidad entre varias empresas, y mucho más.

Los resultados

Con Plex, el equipo de gestión de proveedores de Newman Technology tiene mucha más visibilidad de las operaciones de los proveedores, y a su vez los proveedores pueden, a través de un portal dedicado, acceder a la información que necesitan de Newman para crear etiquetas conectadas directamente al inventario en el sistema.

Los gerentes de la cadena de suministro pueden comunicar las demandas de productos y verificar los detalles de envío del proveedor a través del historial de recepciones, y los proveedores pueden crear números de serie y etiquetas precisas y reaccionar a una demanda firme y planificada. Con este sistema de etiquetado accesible y controlado, la empresa tiene una precisión mucho mayor en sus sistemas de gestión de la cadena de suministro y de inventarios.

Procesos automatizados

Los empleados de Newman también tienen una mejor solución para documentar correctamente las cantidades y los números de las piezas en las etiquetas, lo cual se traduce en un sistema de inventario altamente mejorado. Este nivel de exactitud, detalle y control permite utilizar un sistema de pago contra recibo en el cual el producto y las cantidades se verifican en el momento de la recepción y desencadenan el pago automático, juntamente con un correo electrónico de aviso de pago al proveedor.

“Todos en la cadena de suministro tienen mejor información, lo que resulta en un proceso mejorado.”

Newman Technology se puede comunicar mejor con sus proveedores y gestionar la cadena de suministro. Plex Cloud ERP facilita las liberaciones y el etiquetado en línea para una mayor exactitud. Plex brinda a los proveedores la capacidad de comunicar previsiones de demanda de hasta 26 semanas. Todos en la cadena de suministro cuentan con mejor información y pueden reaccionar a una demanda firme y planificada de componentes para vehículos. Plex permite incluso la modificación diaria de los requisitos si fuera necesario.

Retorno real de la inversión

Newman Technology redujo el tiempo de las órdenes de compra en un 50%, aumentó la rendición de cuentas por parte de los proveedores, aumentó la precisión de los estados financieros, mejoró y aceleró la gestión de los inventarios nacionales --pasando de 10 a 20 rotaciones por mes para piezas de uso diario-- y redujo el personal en los procesos.

Para los proveedores de Newman Technology, Plex Cloud ERP proporciona mejor comunicación con los compradores, resolución rápida de los problemas de recepción, remesas con descripción detallada de las partidas individuales y un flujo de caja mejorado.

Plex también le brinda a Newman Technology una mejor auditoría interna. El software provee un robusto sistema de control de documentación, con documentos electrónicos almacenados en un solo lugar y seguimiento automático de revisiones.

Todos los empleados tienen acceso a los documentos en línea y reciben alertas de cambios y acciones necesarias tan pronto como se requieren. Los empleados de la planta de producción pueden planificar y adaptar mejor las herramientas en respuesta a los cambios venideros. Los proveedores pueden modificar sus propios pedidos de materiales rápidamente en vez de acumular inventario innecesario.

El resultado final es un sistema sin papeles que ha ahorrado dinero (y conservado árboles). El sistema ha contribuido a que Newman Technology esté en conformidad con todos los aspectos de ISO, lo cual es crítico en el mundo manufacturero de hoy.

Newman Technology pudo lograr una precisión de inventarios del 98% y reducir el costo del inventario físico un 25%. Actualmente está efectuando la transición a una estrategia de entregas “justo a tiempo” para todos los proveedores en un radio de 30 millas, lo cual reducirá aun más el inventario físico.